Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering heeft als reikwijdte de gemeentelijke organisatie, niet alleen de ambtelijke organisatie, maar ook de “bestuurlijke” organisatie. De burger verwacht van de gemeente dat de gelden rechtmatig, doelmatig en doeltreffend besteed worden. Ook verwacht men dat de gemeente een betrouwbare partner en transparant is. Deze verwachtingen zijn tevens uitgangspunt voor de bedrijfsvoering en ondersteunen de uitvoering van de doelstellingen. Het welslagen van die doelstellingen is in belangrijke mate afhankelijk van de kwaliteit van de bedrijfsvoering.

Personeel
De gemeente Urk groeit qua inwoners, bedrijven een maatschappelijke instellingen. Het gemeentebestuur heeft veel ambities. De organisatie van de gemeente Urk moet daarin meegroeien. Dat vereist een continue investering in de kwantiteit en kwaliteit van de ambtelijke organisatie. Het blijft door de situatie op de arbeidsmarkt een uitdaging om voldoende en gekwalificeerde medewerkers aan te trekken. Het blijft nog steeds nodig om voor bepaalde moeilijk vervulbare vacatures tijdelijk personeel in te huren. Ons beleid is er op gericht om daar waar dat lukt tijdelijke inhuur om te zetten in eigen medewerkers.

Arbeidsmarktcommunicatie
De arbeidsmarkt blijft de komende jaren krap. Dat vereist een creatieve manier van werken in het vervullen van de vacatures. Daarvoor is een arbeidsmarktcommunicatie plan vastgesteld. Vacatures worden niet alleen in- of extern opengesteld, maar potentiële kandidaten worden ook rechtstreeks benaderd. We experimenteren met een aanbrengbonus. De organisatie en de medewerkers presenteren zich met behulp van filmpjes. De inzet van LinkedIn als wervingsmiddel is vergroot.

Ziekteverzuim(begeleiding)
Als gevolg van een beleidswijziging van onze arbodienst over de inzet van de bedrijfsarts hebben wij besloten het contract met de arbodienst per 1 januari 2025 op te zeggen. We hebben via een uitvraag bij verschillende bedrijfsartsen uiteindelijk een overeenkomst gesloten met onze huidige bedrijfsarts. Hij verzorgt vanaf 1 januari 2025 de ziekteverzuimbegeleiding. De inzet van de bedrijfsmaatschappelijk werkster draagt er aan bij dat medewerkers zich minder snel ziek melden en/of sneller weer aan het werk kunnen. Dat geldt ook voor de inzet van de fysiotherapeut en de psycholoog vanuit het Bedrijfszorgpakket. Dit alles heeft een positieve invloed op het ziekteverzuimcijfer.

Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)
Volgens de wet op de Arbeidsomstandigheden moet de gemeente Urk beschikken over een actuele RI&E. Deze zijn echter van 2019 en moeten daarom worden geactualiseerd. Met instemming van de Ondernemingsraad is er voor gekozen om deze voor de hele organisatie in 2025 te actualiseren.

Integriteit
In het vierde kwartaal van 2024 is dit onderwerp op verschillende manieren in de organisatie geborgd. Integriteit vraag continu aandacht voor alle medewerkers werkzaam voor gemeente Urk. Immers ambtenaar zijn, houdt niet op na 8 uur. Ook in 2025 blijft dit onderwerp de nodige aandacht vragen.  

Nieuw functiewaarderingssysteem
Ons huidige functiewaarderingssysteem is van mei 2006 en daarom gedateerd. In het arbeidsvoorwaardenakkoord 2024-2025 is afgesproken dat er zoveel mogelijk aangesloten wordt bij het functiewaarderingssysteem HR21. Hierdoor kunnen gelijke functies nog beter met elkaar worden vergeleken binnen als buiten de gemeente Urk. Ook sluit de terminologie beter aan bij de huidige tijd. Daarom wordt het jaar 2025 gebruikt om de transitie te maken naar een nieuw functiewaarderingssysteem.

Huisvesting
De huidige beschikbare ruimte voor huisvesting voor de gemeentelijke organisatie wordt met fase 1 en 2 van het project herinrichting gemeentehuis zo optimaal mogelijk ingericht en gebruikt. Deze ruimte is onvoldoende om hiermee nog jaren verder te kunnen. Daarom wordt actief gewerkt aan het uitplaatsen van de bibliotheek. Wanneer er meer duidelijkheid is over de mogelijke nieuwe plek voor de bibliotheek komt er een voorstel aan uw raad. De kosten hiervoor zijn nog niet opgenomen in deze begroting.

Informatievoorziening en ICT
Een veranderende samenleving vereist een gemeentelijke organisatie die daarop inspeelt. Een van de speerpunten is een goede informatievoorziening en een goede informatiestructuur waardoor gemeenten de dienstverlening aan inwoners en bedrijven kunnen optimaliseren. De overheid digitaliseert steeds verder. Belangrijke aspecten hierbij zijn: digitale dienstverlening aan inwoners en ondernemers, digitale duurzaamheid, digitale veiligheid en privacy. In 2024 wordt een Informatiebeleidsplan 2024-2028 door de raad vastgesteld. Basis voor dit plan is de evaluatie van het informatiebeleidsplan 2020 aangevuld met nieuwe ontwikkelingen. De ontwikkeling van de informatievoorziening en ICT zal ook de komende jaren doorgaan. Leidraad is dat de financiën structureel in de pas blijven bij het gemiddelde in Nederland.

Informatiebeheer
Voor het verbeteren van het informatiebeheer zijn de komende jaren aanvullende middelen nodig. In overleg met onze toezichthouder op het archief, de Provincie, is hiertoe een plan van aanpak opgesteld. Om het informatiebeheer de komende jaren op orde te houden wordt de inrichting van bestaande applicaties aangepast om aan te sluiten bij de huidige eisen voor een goed archiefbeheer en ontwikkelingen zoals de Wet open overheid (Woo).

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid
De gemeente Urk heeft een inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dit beleid sluit aan op de huidige wet- en regelgeving, maar ook op de doelstellingen van de gemeente. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid gaat bijvoorbeeld in op de volgende onderdelen:

• Juridische uitgangspunten (onder andere de beginselen bij inkoop);
• Ethische en ideële uitgangspunten (onder andere duurzaamheid en social return on investment);
• Economische uitgangspunten (onder andere lokale economie en het midden- en kleinbedrijf (MKB).

Evaluatie van het oude inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft geleid tot een nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de periode 2024-2027. In 2025 wordt dit beleid verder in de organisatie geïmplementeerd.

Samenwerking en ontwikkelingen
Op gebied van ‘inkoop’ wordt er samengewerkt met de gemeenten Dronten en Noordoostpolder (de zogenaamde DUN-gemeenten). Naast gezamenlijke aanbestedingen komen ook thema’s als circulair inkopen, social return on investment en het werken met groslijsten bij meervoudig onderhandse aanbestedingen binnen deze samenwerking aan bod.
Zo wordt er onder andere gewerkt aan een eenduidige werkwijze voor de inzet van social return on investment binnen de gemeenten en een groslijstsystematiek voor enkel- en meervoudige onderhandse aanbestedingen van civieltechnische opdrachten.
In het verleden is er regelmatig een Regionaal Inkoop Overleg Flevoland (RIOF) geweest waarin actuele onderwerpen en ontwikkelingen werden besproken. Dit overleg is weer opgestart,  aanbestedingskalenders worden gedeeld en waar mogelijk wordt samengewerkt met gelijksoortige aanbestedingstrajecten.

Communicatie
Sinds de invoering van de Omgevingswet zijn inwoners steeds meer betrokken bij de (uitvoering van de) taken van de overheid en hebben hier een mening over. Inwoners betrekken, informeren en verantwoording aan hen afleggen zijn hierbij belangrijke aspecten. Op alle beleidsvelden is de advisering en ondersteuning van communicatie onmisbaar. Afgelopen jaar is een participatievisie en een communicatiebeleidsplan geformuleerd en vastgesteld. In 2025 implementeren wij deze visie verder in de organisatie. Initiatieven van inwoners, organisaties en bedrijven worden gewaardeerd en gestimuleerd en krijgen steeds meer een plaats in de algemene planvorming en uitvoering.

Sociale media spelen een grote rol in de communicatie tussen en met onze inwoners. We ontwikkelen constant het beleid ten aanzien van sociale media en kijken welke kansen dit biedt voor onze gemeente om de communicatie met inwoners en bedrijven verder te bevorderen. Ook monitoren we steeds het imago van Urk. Hierin speelt citymarketing en -branding een belangrijke rol. Het sterke verhaal van Urk is volop in ontwikkeling, waarbij veel aandacht is voor de geschiedenis en de economische en culturele eigenheid van Urk. Omdat een visuele en herkenbare uitstraling van gemeente Urk hieraan meewerkt is er een nieuw logo en nieuwe huisstijl ontwikkeld. De mogelijkheden van het vorige logo voldeden niet aan de eisen van deze tijd door vorm en kleurgebruik. Mede door de groei van Urk als gemeente op alle fronten (ruimtelijk, economisch en sociaal) is een eigentijdse en herkenbare stijl ontwikkeld die multifunctioneel is voor de vele terreinen van onze gemeente. In het logo en kleurgebruik van de huisstijl komen geschiedenis (wapen), cultuur (kleurgebruik) en toekomst (huisstijl en vormgebruik) samen. Met deze uitstraling kunnen we als gemeente Urk de groei en vooruitgang van Urk tegemoet zien.

Juridische zaken
Inmiddels zijn de Wet open overheid (Woo) en de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) van kracht. De Woo is de vervanger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo beoogt een meer transparante en actief openbaar makende overheid. Daarom kent deze wet de verplichting om uit eigen beweging bepaalde categorieën informatie openbaar te maken. Ook schrijft de wet maatregelen voor om digitale documenten duurzaam toegankelijk te maken. De Who verplicht gemeenten om op verzoek overheidsinformatie als open data beschikbaar te stellen voor hergebruik. Dat hergebruik kan zowel maatschappelijke als commerciële doelstellingen hebben. Binnen onze organisatie wordt ook in 2025 gewerkt aan de implementatie van de nieuwe wetgeving. Daarnaast wordt verder gewerkt aan de steeds voortschrijdende wettelijke verplichtingen op het gebied van privacy.

Rechtmatigheidsverantwoording
Het verslagjaar 2023 was het eerste jaar dat het College van B&W een rechtmatigheidsverantwoording heeft opgenomen in de jaarrekening. Hiermee legt B&W verantwoording af over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting.

De verantwoordelijkheid van het college van B&W voor de rechtmatigheid wordt hiermee benadrukt doordat het college een verantwoording over rechtmatigheid af moet gaan geven in plaats van de accountant. Het college van B&W geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Overzicht salarissen, toeslagen en vergoedingen